数字档案管理系统

基于各行业特性,实现电子档案集中化管理打造电子档案资源管控中心。

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系统概述

数字档案系统具有管理数字化档案能力的一个系统,是综合性档案馆的组成部分,我们根据《电子文件管理系统建设指南》、《电子档案单套管理一般要求》 、《企业 数字档案馆(室)建设指南》等相关规范要求,做到解决系统能够全方位、全过程地对数字档案进行管理。

数字档案管理系统会为每位客户提供在档案事业工作中所会用到的所有功能,包括档案收集、档案编研、档案归档、档案保存、档案检索、档案借阅、档案鉴定、档案统计在系统业务中的整个生命周期流程,系统采用导航式界面设计方式,将档案的生命周期和各个业务环节相互衔接,使用用户权限对模块进行区分,让整个系统形成一个整体。做到对纸质文件、电子文件、实物档案、电子档案等资料的收集、管理、利用、保存等功能。

解决方案

系统通过档案全生命周期进行全流程跟踪管理

应用场景

文件收集整理

文件管理是用于用户对零散文件的收集、整理。整理完成以后能够对文件进行归档申请。

文件收集方式:

业务系统通过接口的方式进行同步

通过表格导入的方式进行导入

手动填写文件的内容来进行著录

档案管理

在档案管理模块中存放的是用户已经归档的档案,这些档案在档案管理模块中的进行保存和管理。

导出:对用户选中的数据、列表所有数据进行导出,并留存导出记录。

原文:档案的附件进行批量上传。

借阅:通过实物借阅、电子借阅对档案进行借阅利用。

保管:对电子档案对应的实体货架进行同步管理。

报表管理:对档案封皮和目录进行打印。

档案检索

用户能够通过档案的分类来进行分类查询,用户输入关键词能够对已经入库的档案进行检索。

系统的检索方式有全文检索、单字段检索、高级检索。

全文检索:支持跨档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索,通过关键词检索出来的档案内容,包括档案的信息,以及档案原件中的有相关关键词的内容。

基本检索:根据单一条件已经归档的档案进行检索。

高级检索:用户根据多个查询条件同时进行多重检索。

统计分析

对档案的总数、用户个人的审批任务、借阅次数、各案卷数量、各保管期限案卷数量、档案入库趋势进行统计,并用柱状图和饼状图进行分析和展示。

系统特点

档案采集

系统连接高拍仪,将扫描后的各种格式的图片文件经过OCR等技术进行智能加工处理后,导入到档案管理系统中。

档案信息调整

在档案生命周期中,用户可以对档案名称、存放位置、保管期限、档案编号、密级等档案信息进行修改和完善。

智能检索

提供类似多种检索方式,可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索, 提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能。

档案借阅

借阅管理不仅支持对电子档案借阅管理,而且能够对实体档案借阅进行管理,包含借阅登记、借阅审核、电子档案归还、实体档案归还等。

档案统计分析

统计分析分为档案利用率、年鉴、档案工作基本情况统计年报、报表管理,可以全面了解以往年份的档案管理情况。

档案室监控

授权用户可以随时随地的进行实时监控、云台镜头控制、录像设置等。做到人员及众多财物设施和重要资料的危机防范。

典型案例

衡阳市人民防空办公室

衡阳市人民防空办公室人防组织指挥信息自动化建设项目

国防科技大学

国防科技大学教学档案缩微数字化服务项目

衡阳中级人民法院

衡阳市中级人民法院历史档案数字化加工服务项目

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